ERP: GIF

• Gestión externalizada: la empresa opta por encomendar la organización de la formación a una entidad externa. Perfil de entidad organizadora.
• Autogestión: la empresa organiza la formación de sus trabajadores por sí misma. Perfil de empresa bonificada.
• Grupo de Empresas: se entiende como grupo de empresas aquellas que consoliden balances, tengan una dirección efectiva común o estén formados por filiales de una misma matriz. Las empresas que acrediten documentalmente ante la Fundación Tripartita su condición de grupo de empresas podrán organizar la formación a través de una de las empresas del grupo.

Los usuarios, en la gestión de los grupos formativos identifican el tipo-perfil de gestión, cambiando:

• Medios para la formación
• Tipos de costes y su cálculo automático
• Ficheros XML de cargas masivas en el aplicativo de FEFE

“Las empresas podrán organizar la formación de sus trabajadores por sí mismas, por una empresa del grupo, en el caso de grupo de empresas que se hayan agrupado u optando por encomendar la organización de la formación a una entidad externa”.

(art. 9.3 Ley 30/2015, de 9 de septiembre).

Grupo Sipadan: conocimiento, experiencia y credibilidad.

La empresa contratante del software dispondrá de una agrupación de cabecera, pero además podrá habilitar distintas agrupaciones segmentando así internamente el programa.

Algunas utilidades y especificaciones propias al hacer agrupaciones en el software:

• Asociar cada agrupación a unos gestores de formación, gestores comerciales y responsables específicos.
• Disponer de una trazabilidad más rápida de las empresas clientes dentro de cada agrupación.
• Documentación específica y personalizada por agrupación. Así, cada agrupación dispone de su propia documentación personalizada y almacenada (diplomas, contratos de encomienda, adhesión, etc,.).
• La empresa contratante del software dispondrá de una agrupación principal, pero además podrá habilitar

¿Se te ocurren ideas para aprovechar y desarrollar el uso del concepto de agrupaciones? Quizás… ¿tienes distintas delegaciones físicas o comerciales? o ¿alianzas o colaboraciones externas? o ¿grupos empresariales con alto crédito e interesa un tratamiento específico? o ¿acuerdos con alguna administración u organización? … seguro que sí. Aún así, no te preocupes, siempre tendrás al menos tu agrupación principal.

El módulo catálogo gestiona toda la información (denominación, objetivos, contenidos, lecciones, horas, exámenes, características de los scorm, proveedor, coste, precio, etc,..) de los productos, cursos, que de forma recurrente la empresa contratante del programa ejecuta a lo largo del tiempo. Estos cursos pueden ser de autoría propia o de los proveedores que la empresa considere oportuno, ya sean en modalidad presencial, teleformación, mixta o distancia.

El hecho de introducir los productos de ejecución recurrente por la empresa en el menú catálogo, nos permite:

• Eliminar las múltiples duplicidades en introducción de datos en el alta de las distintas acciones formativas, independientemente de su modalidad. Al sincronizarse este módulo con los de formación, a la hora de alta una acción formativa decidimos si pertenece o no a nuestro catálogo. Con la correspondiente reducción de tiempos administrativos que produce.
• Tener un conocimiento exhaustivo de cada uno de los productos, cursos, que la empresa tiene en su catálogo o porfolio de productos y servicios. Información que puede ser accesible (en función de los roles) por el distinto personal de la empresa: gestores comerciales, gestores de formación, tutores, personal de apoyo, etc.. Permitiendo reducir incidencias reiterativas y continuas comunicaciones internas y externas.
• Control en el consumo de licencias elearning y de materiales de los distintos proveedores que tenga la empresa. Así como condiciones de los productos, contratos, etc…

El menú de RRHH ofrece una gestión y coordinación de todo el equipo humano, ya sea personal interno o externo a la empresa. Además se utiliza por clientes del software como gestor para clasificar los curriculum vitae recibidos, siendo de gran utilidad para futuras candidaturas de formadores, tutores. administrativos, gestores de formación, etc,..

Algunos recursos y utilidades del módulo de RRHH son:

• Parametrización de los roles (permisos y privilegios) de cada usuario del sistema. De forma que el administrador, en función del organigrama de la empresa, de las tareas y funciones de cada trabajador,… decide opciones de: visualización, acceso, edición, borrado, exportación, listado, etc,.. para cada módulo, prestaciones y herramientas internas del software.
• Calendarización de los días en los que la empresa está de vacaciones o en festividad. Usado, por ejemplo, de evitar hacer una asignación de tutores en dichas fechas.
• Trazabilidad de ciertas acciones de los usuarios: altas de empresas, notificaciones de inicio y fin de los grupos formativos, etc,…Registrándose en el sistema el usuario, la fecha y hora de la acción ejecutada.
• Decisión por el administrador del programa de qué usuarios pueden acceder desde cualquier equipo (ordenador, tablets o smartphone) con conexión a internet o solo dentro de las IPs identificadas.
• Organización para cada usuario de sus permisos por vacaciones, ausencias (justificadas e injustificadas) e información y documentación personal (DNI, Tarjeta de la SS, vida laboral, diplomas acreditativos, etc,..).

Un control y organización del personal que permite, entre otras cosas, a la empresa contratante del programa de gestión el disponer inmediatamente de toda la información de los tutores (ya sean estos internos en régimen general o autónomos contratados para cursos-proyectos concretos). Información requerida en una actuación de seguimiento y control por parte de la administración (SEPE y/o FEFE).

Aunque encontramos un módulo específico de clientes (incluido en todas las versiones software), lo que se persigue con el software es dotar a los usuarios y a la empresa de la máxima información de sus clientes (empresas y alumnos).

• Amplio historial de la formación recibida y su documentación correspondiente de Formación Programada por las Empresas o de formación privada.
• Datos de contacto de la empresa estructurados por departamentos para su correcto seguimiento comercial y poder alargar el ciclo de vida de los clientes.
• Posibilidad de envío de notificaciones automáticas desde el propio software.
• Datos específicos y de identificación de los clientes: facturación, bancarios, postales, delegaciones, asesoría o departamento laboral, RLT en su caso y asociación a agrupaciones del sistema.
• Movimiento de crédito, cofinanciación, coste salarial, etc…

En definitiva: un módulo de clientes donde el control, la información y la documentación de los clientes es lo que prevalece dentro de un software desarrollado por profesionales que trabajamos en el sector de la formación

Generación automática al vuelo de toda la documentación, la obligatoria y la recomendable, en función de la modalidad de formación (presencial, teleformación, distancia o mixta). Más de 20 documentos distintos.

• Autorelleno de todos los documentos del grupo formativo con los datos correspondientes (datos de los participantes, entidad, …).
• Al vuelo y lista para su descarga, impresión y/o envío automático por email.
• La documentación es personalizable y editable por el cliente en la configuración del Programa, en base a: imagen corporativa (logo) y colores definidos por número de pantone para las cajas de las secciones, las cajas de celdas de datos y los propios textos de los documentos.

Un fondo documental de más de 20 documentos:

ficha de inscripción de los participantes, certificado de detección de necesidades formativas, cartel informativo de las sesiones presenciales, listado de asistencia de las jornadas presenciales, recibí de materiales, informe de seguimiento tutorial (bienvenida, seguimiento, despedida,…), recibí de diploma, informe a la representación legal de los trabajadores, anexo B1 resumen de costes, anexo C10 de costes salariales de los trabajadores formados en jornada laboral, guía didáctica del alumno personalizada para cada aulumno del grupo formativo concreto, parte de asistencia de los cursos a distancia, diploma, carta de notificación de bonificaciones, certificado de recepción de información de bonificaciones, contrato de encomienda de la formación, adhesión al contrato de encomienda y ficha de datos de la empresa.

Documentación ajustada y diseñada a:

• Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo.
• RDL 4/2015, de 22 de marzo, para la reforma urgente del Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral.
• RD 395/2007, de 23 de marzo, por el que se regula el Subsistema de Formación Profesional para el Empleo.
• Orden TAS 2307/2007, de 27 de julio, que desarrolla la iniciativa de la Formación de Demanda.

Las pantallas de costes están ajustadas a la Ley 30/2015 y distinguen entre el modelo de empresa bonificada, grupo de empresas y el de entidad organizadora (autogestión o gestión externalizada) para cada grupo formativo. Estas pantallas permiten calcular automáticamente: coste máximo bonificable, incremento por gestión (en caso de modelo de gestión externalizada), coste máximo bonificable total y costes admitidos (directos, indirectos), el total de la actividad formativa, costes de organización y costes elegibles (una vez imputados los costes directos, indirectos y de organización).

Estas pantallas además muestran el coste salarial de los trabajadores formados en jornada laboral, la bonificación aplicable (en base a los límites normativos establecidos) y el mes de aplicación de la bonificación, con alertas del sistema informando de posibles errores que pueda cometer el usuario, facilitando así la finalización de los grupos formativos, y con función de generación de ficheros xml de notificación de fin para carga en el aplicativo de la Fundación.

El software de gestión técnica-administrativa para Formación Programada por las Empresas, además del generador de documentos auto-rellenados, se facilita dentro de cada grupo formativo un gestor documental para salvaguardar la documentación.

Auditándose por el programa la ausencia de algún documento y asegurándote así que dispones de toda la documentación cerrada de cara a una posible actuación de seguimiento y control por parte del organismo de la administración competente.

¡Ya puedes estar tranquilo, ante una actuación de seguimiento y control accederás rápidamente a la documentación de cada grupo formativo ofreciendo profesionalidad!

En los distintos módulos del programa y pantallas internas aparecen “buscadores de multi-filtros” que te permiten el acceso rápido a toda la información que necesitas en cada momento. Los usuarios con permisos podrán exportar los listados “Excel y PDF”.

Además, en las pantallas internas incorporamos a través de iconos accesos directos o atajos a más información relevante relacionada con el cliente, la empresa, costes, la formación, facturación, etc,..

Los ficheros XML posibilitarán a los gestores de formación las cargas unitarias o masivas de acciones formativas, inicio de grupos formativos, de participantes y de finalización de grupos a notificar por la iniciativa de Formación Programada por la Empresas en el aplicativo de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo, FEFE (anteriormente denominada Fundación Tripartita para la Formación en el Empelo, FTFE).

Los ficheros XML de transferencia de información están re-programados al RDL 4/2015, de 22 de marzo, y a la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral y a las especificaciones técnicas de FEFE.

“Evita duplicar información, errores, tiempos, …gracias a la utilización de la notificaciones a través de los ficheros XML a la aplicación de la Fundación”.

Pestaña específica de “auditoría del proceso” para conocer la situación real de cada grupo formativo (expediente completo) antes de su cierre. Con alertas que indican las acciones y documentación pendiente de realizar u obtener para salvaguardar a la empresa gestora-organizadora.

Control absoluto de la documentación archivada y expedientada de cada grupo formativo, indicándose el estado: “correcto, incidentado o no necesario”.

Algunos avisos y utilidades en la auditoría del programa:

• Trazabilidad en las notificaciones de inicio y fin: usuario responsable y fecha (dd/mm/aa) junto con la hora y la propia notificación.
• Ausencia o falta de algún dato de las empresas o de los propios participantes del grupo formativo.
• Diferenciación de los costes y su cálculo en función del modelo de gestión.
• Resumen de costes del grupo: directos, indirectos, organización, totales, bonificados, salariales, salariales y valor de porcentaje de cofinanciación.
• Estado de la propia documentación, permitiendo detectar la ausencia de algún documento en el proceso de cierre del expediente.
• Marcado y documentación en caso de una actuación de seguimiento.

El módulo de facturación está incluido en todas las versiones software (Básica, Profesional o Avanzada), ofreciendo: facturas, facturas rectificativas, proforma, modelo 347 y series de facturas.

Algunos recursos y utilidades del módulo de Facturación son:

• Generación automática de las facturas una vez introducidos los costes del grupo formativo en el módulo de formación, ajustándose al modelo de gestión (gestión externalizada, autogestión o grupo de empresas) y tipos de costes.
• Buscador eficiente con filtros: pagadas (si/no), fechas de vencimiento, empresa cliente, entidad (gestora/impartidora), serie de factura, etc,…
• Descarga y/o envío por email automático de las facturas, de forma masiva o unitaria.
• Creación de facturas proforma, presupuestos, y rectificativas o de abono.
• Alta por el usuario con rol permitido para creación de nuevas series de facturas (para distintos valores impositivos de IVA, retenciones, exención,…). o utilizar las series de las facturas predeterminadas por el sistema.
• Conocer en cada momento los ingresos previstos y el generado por cada agrupación o entidad gestora en periodos marcados.

En definitiva: una serie de funcionalidades que nos permiten ser más eficientes y ágiles, reduciendo los tiempos administrativos al tener sincronizados los módulos de formación y clientes con el de facturación.

El módulo de tutorización está diseñado para minimizar la gestión administrativa y documental de los cursos en teleformación, automatizando los procesos, organizando, controlando las tareas de los tutores y simplificando la labor tutorial para focalizar los recursos en la atención del alumnado y ejecución de la formación.

Algunos recursos y utilidades del módulo de Tutorías son:

• Asignación automática de tutores para cada grupo formativo
• Distribución y control carga horaria de los tutores
• Alertas con la distribución temporal de los seguimientos a realizar.
• Elaboración de la guía del alumno específica para cada grupo formativo.
• Generación de cadenas de emails de dinamización para alumnos.
• Cuadros de diálogo de los tutores con chek-list de preguntas en función del tipo de seguimiento a realizar a los participantes.
• Discriminación en los tipos de seguimiento-acciones a realizar: bienvenida, control, resolución de dudas, resolución de incidencias y despedidas.
• Planificación de las tareas para los tutores y tiempos empleados en cada seguimiento.
• Control de todos los expedientes (teleformación, mixta o distancia)
  ante una actuación de seguimiento y control por parte del SEPE.

* Nota importante: la documentación administrativa y de información se autorrellena con los valores registrados en el Programa. En ningún caso debe sustituir la figura de tutor y sus funciones propias marcadas por la administración competente.

* El módulo de tutorización se encuentra incluido en la versión Profesional, pudiéndose sincronizar, conectar, con la Plataforma en la versión superior.

Cada tutor, a excepción del coordinador de tutores, accede únicamente a sus alumnos asignados en una interfaz clara y ordenada con todos los datos del grupo formativo y alumno para hacer el seguimiento. Aumentando el rendimiento de los seguimientos diarios a realizar.

El sistema facilita la supervisión y control de la productividad de los tutores, gracias a la monitorización e información en tiempo real de las acciones, tareas e informes de seguimiento generados por cada tutor usuario.

El módulo de tutorización permite trabajar desde centros de trabajo, el propio centro de formación, como desde puestos aislados. Permitiendo así contratar tutores freelance para trabajar desde puestos aislados en cualquier lugar. Pero siempre, disponiendo de un método de trabajo, guardando los seguimientos y teniendo un control sobre los profesores.

Acceso al vuelo de los distintos expedientes académicos a través de los filtros de búsqueda para afrontar con rapidez, profesionalización y éxito las actuaciones de seguimientos ETR (En Tiempo Real), EPI (Ex-post inmediatas) o las propias Ex-post.

Gestor documental para el almacenamiento lógico de toda la documentación académica y de gestión administrativa.

Generación inmediata de la documentación en PDF requerida por técnicos de seguimiento en la visita en función de la modalidad de formación. Así obtenemos al vuelo: informes de seguimiento tutorial (bienvenida, control, seguimiento, incidencias, dudas, despedida, emails…), documentación del profesorado (CV, vida laboral, diplomas,…).